Az AI-jegyzetelő azt ígéri, hogy senkinek nem kell az értekezlet alatt jegyzetelnie. Rögzíti a beszélgetést, szöveggé alakítja, a végén pedig összefoglalót és teendőlistát küld. A munkatársak ezért gyakran maguk kapcsolják be, egy ingyenes fiókkal, néhány kattintással. Ettől kezdve egy külső szolgáltatás ül az értekezleteken, és a hangfelvétel, az átirat és az összefoglaló a szolgáltató szerverén marad.
Az engedély nélkül használt AI-eszközök általános kérdéseiről a shadow AI-ról szóló cikk szól.
Hogyan kerül egy AI-jegyzetelő az értekezletre
A legelterjedtebb megoldás a naptárintegráció. A felhasználó a regisztrációkor hozzáférést ad a szolgáltatásnak a naptárához, és onnan a szolgáltatás minden olyan eseményt lát, amelyben értekezlet-hivatkozás szerepel. Az alapbeállítás sok eszköznél az, hogy a jegyzetelő minden ilyen értekezletre automatikusan csatlakozik, akkor is, ha a felhasználó maga késik vagy el sem megy. Az értekezletplatformon a jegyzetelő külön résztvevőként jelenik meg, jellemzően a felhasználó nevével és egy „jegyzetelő” vagy „notetaker” utótaggal.
A naptárhozzáférés nem csak a felhasználó által szervezett értekezletekre szól, hanem minden eseményre, amelyre meghívták. A szervező így lehet egy partner, egy ügyfél vagy egy hatóság, és a meghívó résztvevője, aki a jegyzetelőt bekapcsolta, nem feltétlenül kérdezi meg őket. Néhány szolgáltatás az értekezlet után a többi résztvevőnek is elküldi az összefoglalót, egy regisztrációra hívó linkkel együtt. Aki ezen keresztül regisztrál és szintén összeköti a naptárát, a saját értekezleteire is behozza az eszközt, akár egy másik szervezetben.
A csatlakozásnak más formái is vannak:
- Beépített funkció: az értekezletplatform saját rögzítése, átírása és AI-összefoglalója. Ezt a platform adminisztrátora központilag kezeli, és a résztvevők jellemzően látják, hogy a rögzítés fut.
- Asztali vagy mobilalkalmazás: a gép vagy a telefon hangját rögzíti, résztvevőként nem csatlakozik. A többiek semmit nem látnak belőle, és ugyanígy működik a tárgyalóban tartott, személyes megbeszélésen is.
- Böngészőbővítmény: a böngészőben futó értekezlet hangját és feliratát olvassa, gyakran az oldal többi tartalmához is hozzáfér.
Ha a munkatárs a szervezeti fiókjával adott hozzáférést a naptárához, a naptár olvasási jogát kérő alkalmazás az identitásplatformon felhasználói hozzájárulásként szerepel. Ebből az is kiderül, hány munkatárs kötötte össze a fiókját az adott szolgáltatással. A személyes naptárral, az értekezletplatformon belül telepített bővítményként vagy asztali alkalmazásként használt jegyzetelő itt nem feltétlenül hagy nyomot.
Mit rögzít: hang, átirat, összefoglaló, képernyő
Egy jegyzetelő által készített anyag több rétegből áll, és mindegyiknek más a kockázata:
| Réteg | Mi kerül bele | Mire figyeljen |
|---|---|---|
| Hangfelvétel, néha videó | A teljes értekezlet, a résztvevők hangjával és képével | A legtöbb személyes adat egy helyen, és a hangminta a beszélő azonosítására is alkalmas |
| Átirat | Szó szerinti szöveg, beszélőnként és időbélyeggel | Kereshető, másolható, és mellékes megjegyzések is benne maradnak |
| Összefoglaló, teendők | A nagy nyelvi modell által írt kivonat | Félreérthet, kihagyhat vagy rossz személynek tulajdoníthat egy állítást |
| Képernyőkép, megosztott tartalom | A kivetített diák, táblázatok, dokumentumok képe | Olyan adat is rögzül, amely sosem hangzott el |
A beszélők szétválasztása a hangfelvétel alapján történik: a szolgáltatás megállapítja, melyik hang mikor beszél, és a résztvevőlistából nevet rendel hozzá. Egyes eszközök hangprofilt is építenek, hogy a beszélőt a későbbi értekezleteken is felismerjék. Ha a hangmintából a személy egyedi azonosítása a cél, az a GDPR 4. cikk 14. pontja szerint biometrikus adat, amelynek kezelése a 9. cikk alapján csak szűk feltételekkel megengedett.
Az összefoglalót író modell hallucinálhat: határozott döntést írhat egy félbehagyott vitából, vagy egy kérdést állításként adhat vissza. Ha az összefoglaló automatikusan megy ki a résztvevőknek, a téves változat lesz az értekezlet hivatalos nyoma. Egyes eszközök a résztvevők hangulatát vagy elköteleződését is pontozzák. Ha egy ilyen funkció a hangszínből vagy az arckifejezésből a munkavállalók érzelmeire következtet, az (EU) 2024/1689 rendelet (AI Act) 5. cikk (1) bekezdés f) pontja munkahelyi környezetben 2025. február 2-a óta tiltja, orvosi vagy biztonsági okot kivéve.
Hol tárolódik, és ki fér hozzá
Az önálló jegyzetelő szolgáltatások az anyagot a saját felhőjükben tárolják, nem a szervezet rendszereiben. A tárolás helyét, a megőrzés idejét és azt, hogy a szolgáltató felhasználja-e a felvételeket a modelljei fejlesztésére, a felhasználási feltételek és az adatkezelési tájékoztató rögzíti. Ingyenes vagy személyes csomagnál ezeket a munkatárs fogadja el a saját nevében. A szervezetnek így nincs adatfeldolgozói szerződése a szolgáltatóval, pedig a GDPR 28. cikke ezt megkövetelné, ha a szolgáltató a szervezet megbízásából kezel személyes adatot. Ha az adat az Európai Gazdasági Térségen kívül kerül tárolásra, a GDPR V. fejezete szerinti továbbítási feltételeknek is teljesülniük kell.
A hozzáférés jellemzően a jegyzetelőt bekapcsoló felhasználóhoz kötődik. Ő látja az összes felvételt, és ő dönti el, kivel osztja meg. A gyakori megosztási módok:
- automatikus e-mail az összefoglalóval minden meghívottnak, a külső résztvevőknek is;
- link a teljes felvételhez és átirathoz, amely sok szolgáltatásnál bárki számára megnyitható, akinél a link van;
- közös munkaterület, ahol a csapat tagjai egymás értekezleteiben is kereshetnek;
- integráció, amely az összefoglalót vagy a teendőket más rendszerekbe, például ügyfélkezelőbe, feladatkezelőbe vagy csevegőcsatornába továbbítja.
Ha a munkatárs kilép, a személyes fiókja és benne minden felvétel vele marad. A szervezet ilyenkor nem tudja törölni az anyagot, és azt sem tudja megmondani, mi maradt meg belőle. Hasonló a gond egy érintetti kérelemnél, ha valaki a GDPR 15. cikke alapján megkérdezi, milyen adatot kezelnek róla. Ha a felvétel a szervezet adatkezelésének része, a válasznak arra is ki kellene terjednie, csakhogy a szervezet nem tud róla. Hogy a munkatárs személyes fiókjában lévő felvétel a szervezet adatkezelésének számít-e, az vitatott kérdés.
A többi résztvevő tájékoztatása
Egy értekezlet rögzítése a többi résztvevő személyes adatainak kezelése. A GDPR 6. cikke szerint ehhez jogalap kell, a 13. cikk szerint pedig az érintettet a felvétel előtt tájékoztatni kell a célról, a tárolásról és a jogairól. A Ptk. 2:48. §-a a hangfelvétel elkészítéséhez külön is az érintett hozzájárulását kéri. Ha a munkáltató vezeti be az eszközt, vagy a felvételeket a munkavállalók ellenőrzésére használja, a munka törvénykönyve 11/A. §-a is irányadó: a munkáltató csak a munkaviszonnyal összefüggő magatartást ellenőrizheti, és az alkalmazott eszközről előre tájékoztatnia kell a munkavállalót.
A gyakorlatban ez néhány szokáson múlik:
- a meghívó szövege jelzi, ha az értekezletet rögzítik vagy AI-eszköz írja át, és megadja, ki kezeli az anyagot;
- az értekezlet elején a szervező szóban is elmondja, és rákérdez, hogy valaki kifogásolja-e;
- aki nem szeretné, hogy a hangja rögzüljön, annak legyen valódi lehetősége erre, például a rögzítés szüneteltetésével vagy írásbeli hozzászólással;
- külső résztvevőknél a szervező akkor is rákérdez, ha a jegyzetelőt nem ő, hanem egy kollégája kapcsolta be.
A résztvevőlistában megjelenő bot önmagában nem tájékoztatás. Sokan nem veszik észre, vagy nem tudják, mit jelent a név mellett álló utótag. Az asztali vagy mobilalkalmazással készített felvételnél csak a szóbeli vagy írásbeli tájékoztatás marad.
Engedélyezés, tiltás és alapbeállítások
A szervezet első döntése az, hogy melyik eszközt engedi. Sok helyen a beépített platformfunkció a legkézenfekvőbb, a fenti kiemelésben leírt tárolási okok miatt. Ha egy önálló szolgáltatásra van szükség, akkor vállalati csomaggal, adatfeldolgozói szerződéssel és egyszeri bejelentkezéssel érdemes bevezetni, hogy a fiókok a szervezethez tartozzanak.
A nem engedélyezett eszközök kizárása
- Alkalmazás-hozzájárulás: az identitásplatformon beállítható, hogy a naptár vagy a levelezés olvasását kérő külső alkalmazásokhoz csak adminisztrátor adhasson hozzájárulást. A már megadott hozzájárulások visszavonhatók, és ezzel a jegyzetelő a naptárhoz sem fér hozzá.
- Értekezletplatform: a külső vagy be nem jelentkezett résztvevők várakozóterembe kerülhetnek, ahol a szervező dönt a beengedésükről. A legtöbb jegyzetelő botként, a szervezeten kívüli résztvevőként csatlakozik, így a várakozóteremben fennakad. A szervező a már bent lévő botot is eltávolíthatja.
- Webszűrés: a nem engedélyezett jegyzetelő szolgáltatások tartományai a hálózaton és a kezelt böngészőben tilthatók, a böngészőbővítmények pedig engedélylistával korlátozhatók. A technikai részleteket az AI-szolgáltatások technikai szabályozásáról szóló cikk részletezi.
A tiltás a szervezet saját értekezleteit védi. Ha egy partner hív meg, és az ő oldalán fut jegyzetelő, azt a saját oldali beállítások nem érik el. Ilyenkor csak a rákérdezés és a kifogás marad.
Az engedélyezett eszköz alapbeállításai
- a jegyzetelő ne csatlakozzon automatikusan minden értekezletre, csak ha a felhasználó az adott eseménynél bekapcsolja;
- az összefoglaló ne menjen ki automatikusan, először a szervező nézze át és javítsa;
- a megosztás alapértelmezése a szervezeten belüli, név szerinti hozzáférés legyen, nyilvános link nélkül;
- a hangfelvétel megőrzési ideje legyen rövid, ha a cél csak az átirat és az összefoglaló;
- a hangprofil-építés és a hangulatelemzés legyen kikapcsolva;
- ha a szolgáltató lehetővé teszi, a beküldött anyag ne kerüljön a modell továbbtanításába.
Szabályok a szervezet AI-használati rendjében
A jegyzetelők külön részt érdemelnek az AI-használati szabályzatban, mert itt nem a munkatárs saját adata kerül egy AI-eszközbe, hanem a többi résztvevőé. A szabály akkor követhető, ha konkrét és rövid. Ami jellemzően belekerül:
- Engedélyezett eszközök: név szerint, a vállalati fiók kötelezővé tételével. Minden más jegyzetelő tiltott, a személyes fiókkal használtak is.
- Rögzítésre nem alkalmas értekezletek: például munkaügyi, fegyelmi és egészségügyi megbeszélések, jogi tanácsadás, felvásárlási vagy pályázati tárgyalások, biztonsági incidens kezelése. Hogy általában milyen adat nem kerülhet AI-eszközbe, azt az érzékeny adatokról szóló cikk foglalja össze.
- Tájékoztatás és kifogás: ki felel a résztvevők tájékoztatásáért, és mi történik, ha valaki nem járul hozzá.
- Az összefoglaló kezelése: az AI által írt kivonat csak átnézés után kerülhet emlékeztetőbe vagy döntési dokumentumba, és jelölni kell, hogy gépi összefoglaló.
- Megőrzés és törlés: mennyi ideig maradnak meg a felvételek, átiratok és összefoglalók, és ki törli őket, ha a cél teljesült.
- Külső értekezletek: a partner értekezletére a saját jegyzetelőt csak a szervező kifejezett hozzájárulásával lehet bevinni, és ha a partner oldalán fut jegyzetelő, a munkatárs jelezze, ha bizalmas téma következik.
A szabály betartása a technikai nyomokból ellenőrizhető: az első részben leírt hozzájárulási lista mellett a webszűrő naplója mutatja, mely tiltott jegyzetelő szolgáltatásokat próbálják még elérni. Ha egy tiltott eszköz sokaknál előkerül, az gyakran azt jelzi, hogy az engedélyezett megoldás nehézkes vagy nem ismerik, és a bevezetést vagy a képzést kell átgondolni.
Kapcsolódó szolgáltatás: Shadow AI felmérés AI használati szabályzattal →
